経費を計上するうえで、その支払いを証明するために絶対に必要なのが領収書やレシートです。万が一税務調査が入った際に、自分が確かに仕事のためにお金を使いましたと主張する唯一の客観的な証拠となります。レシート一枚だからといって、決して軽く扱ってはいけません。日々の丁寧な管理が、将来の自分を金銭的なリスク回避につながります。

領収書やレシートには支払った日付、支払先の名称、金額、購入した品物内容の記載が必要です。特に何を買ったかわかる品物内容の記載は欠かせません。もし但し書きが品代と書かれているだけでは、それが本当に仕事に必要なものだったか第三者への証明が難しくなります。その場合は、自分で手書きで品名を追記しておくだけでも、後々説明しやすいでしょう。バス代など領収書が出ない交通費は、出金伝票という書類に日付や目的、金額を記録しておくと経費として認められます。

これらの書類の保管期間は法律で定められており、白色申告は5年間、青色申告は原則として7年間です。年ごと、月ごとに封筒やファイルに分けたり、日付順にノートに貼り付けたりするなど、自分なりにわかりやすく整理しておきましょう。近年では電子帳簿保存法という法律の要件を満たせば、スキャナで読み取ったり、スマートフォンで撮影したりして電子データとして保存することも認められており、物理的な保管スペースの削減につながります。

紙で保管する場合に特に注意したいのが、感熱紙のレシートです。時間が経つと熱や光で印字が薄くなり、数年後には真っ白になってしまうことがあります。印字が消える前にコピーを取っておくか、早めに会計ソフトなどに入力してデータ化するのが安心です。たかが紙切れ一枚と侮らず、その重要性を理解し日頃から丁寧な管理を心がけましょう。